Découvrez les règles à respecter pour traiter les courriels.

Si la messagerie électronique a longtemps été regardée comme l’application « phare » de la révolution internet, aujourd’hui elle est considérée comme une source d’erreur ou de stress. Autant de reproches faits à l’outil alors qu’ils ne sont, le plus souvent, que le produit de mauvaises pratiques. Rappel des fautes à éviter et des comportements à suivre.

Prendre le temps

Le caractère perturbateur du courriel est sans doute l’une de ses caractéristiques le plus souvent dénoncées. Contrairement au courrier traditionnel, il n’a pas vocation à être déposé une fois par jour sur votre bureau mais à surgir tout au long de la journée, vous invitant à le traiter sans attendre. Or vous soumettre à un tel diktat revient à remettre sans arrêt les tâches en cours pour prendre en compte la demande issue du dernier courriel. Une situation stressante qu’il est conseillé d’éviter. Plutôt que de traiter les courriels dès leur arrivée, il vous suffit de définir des plages horaires réservées à cette opération.

Travailler les dossiers

Répondre trop vite à un courriel est également une source d’erreur. Cela peut notamment conduire à délivrer une information incomplète ou une analyse erronée. Pour limiter le risque, il est conseillé, avant de répondre, de paramétrer en mode « conversation » votre logiciel de messagerie pour faire apparaître tous les courriels échangés sur le même thème avec le même interlocuteur. Puis de prendre votre temps pour adresser votre réponse. Cela vous permettra aussi de vérifier si les historiques des messages, par défaut attachés à la réponse, ont vocation à être diffusés à tous les destinataires de votre réponse.

Rester courtois

Bien qu’il soit électronique, le « mail » est un message écrit, destiné à « rester » et qui engage son auteur mais aussi l’entreprise qu’il représente. Aussi, sans devoir adopter le style rigide et impersonnel des courriers traditionnels, il est indispensable de respecter quelques règles de courtoisie élémentaires en prenant soin, par exemple, de saluer et de remercier ses interlocuteurs.

Accuser réception

Lorsque vous n’êtes pas en mesure d’y apporter une réponse immédiate, il est de bon ton d’accuser réception d’un courriel afin d’informer l’expéditeur que vous avez pris en compte sa demande.

Attention aux envois groupés

La fonction « envois groupés » permet d’adresser en une seule opération le même courriel à plusieurs personnes, mais elle présente quelques risques. Le premier est de se tromper de destinataire. Le second est de faire connaître les adresses électroniques de vos interlocuteurs sans leur accord. Pour éviter ce dernier écueil, pensez à masquer les adresses.